4 Vorteile einer Online-Terminbuchung mit Microsoft Bookings

Sicherlich kennen Sie das auch: Sie möchten gerne eine wichtige und dringende Arbeit erledigen und dauernd klingelt das Telefon. Es ist schön und wichtig, dass Kunden anrufen um einen Termin zu vereinbaren; aber es gibt Zeiten, da wäre es sehr angenehm, wenn wichtige Aufgaben zu Ende gebracht werden könnten.

Wäre es nicht wünschenswert, wenn der Kunde seinen Termin direkt online in Ihrem Kalender buchen könnte?
Eine ineffiziente Terminorganisation kann den Kunden verärgern. Die Chance, dass ein potenzieller Kunde nicht auf Ihren Anrufbeantworter spricht, sondern vielmehr einen Wettbewerber von Ihnen anruft, ist sehr groß.

Jeder verlorene potenzielle Kunde bedeutet weniger Umsatz und eine Stärkung Ihres Wettbewerbs.

Terminplanung mit Microsoft Bookings

Microsoft Bookings (Bestandteil von Microsoft Office 365 Business Premium) macht die Terminplanung für Sie und Ihre Kunden zu einem Kinderspiel. Der Kunde geht auf Ihre Internetseite, sieht die freien Termin-Slots für den ausgewählten Service, gleicht ihn mit seiner Terminvorstellung ab und bucht den entsprechenden Termin. Der Kunde kann nicht im Einzelnen sehen welche Termine davor oder danach eingetragen sind. Es werden bereits vergebene Termine nur nicht angezeigt.  

Es werden nur die Termine angezeigt bei einer Online-Terminbuchung
Es werden nur die freien Termine für den gewählten Service angezeigt - buchbare Zeit 8 - 18 Uhr ("Öffnungszeit")

Nach der Buchung bekommt Ihr Kunde eine Buchungsbestätigung und je nachdem, wie Sie die Einstellung vornehmen, zum Beispiel einen Tag vor dem vereinbarten Termin, eine Terminerinnerung per Email. In diese Email können Sie weitere Einzelheiten zudem vereinbarten Service eintragen, damit der Kunde optimal auf den Termin vorbereitet ist.

Bei mehreren Mitarbeitern können Sie im Programm die arbeitsfreien Zeiten je Mitarbeiter eintragen. Hierdurch wird der Mitarbeiter Ihren Kunden nicht angezeigt, wenn der gewählte Termin in die arbeitsfreie Zeit fällt. Der Kunde kann einen anderen Mitarbeiter oder Termin wählen.

Wie ist der Ablauf?

Der gesamte Ablauf erfolgt automatisch, Sie und ggf. Ihr Mitarbeiter bekommt alle Informationen per Email und der Termin wird in Ihren Kalender eingetragen.

Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist, dass Sie Ihren Kalender „pflegen“.

Mir ist es am Anfang passiert, dass ich nicht alle privaten Termine in den Kalender eingetragen habe und Kunden online dann den „freien“ Termin genutzt haben.
Bei Terminen außer Haus habe ich anfänglich vergessen die Fahrzeit einzuplanen. Hierdurch war es Kunden möglich, die einen Termin online gebucht haben, bis zum Beginn des Termins eine Buchung vorzunehmen. 

Konsequenz war, ich bin nicht zu allen privaten Terminen gekommen oder musste den Kunden anschreiben und um eine Terminverschiebung bitten.

Der Vorteil ist, ich habe gelernt meinen Kalender konsequenter und genauer zu pflegen. Auch interne Termine für Besprechungen oder Verwaltungsarbeiten trage ich in meinen Kalender ein. Hierdurch steht der „Slot“ für eine Online-Buchung nicht mehr zur Verfügung.

4 Vorteile einer online Terminbuchung

1. Zufriedenheit

Nicht alle Kunden telefonieren gerne oder wollen nicht auf den Anrufbeantworter sprechen. Viele Kunden nutzen lieber einen Online-Buchungstool als zu telefonieren.
Zumal sie selbst entscheiden können, zu welcher Tageszeit sie die Terminbuchung durchführen – zum Beispiel nachts oder wenn sie mit der Familie oder Freunden zusammensitzen.

2. Bequem und zeitsparend

Durch Microsoft Bookings können Sie sich mehr um Ihre eigentlichen Aufgaben kümmern, da Sie weniger Zeit für Terminabstimmungen brauchen.
Bookings ist einfach anzupassen. Das Buchungstool kann problemlos in ihrer Website als iframe oder Link eingefügt werden. Eine Einbindung in Facebook ist einfach und schnell erledigt.

3. Erinnerung per E-Mail

Kurz vor dem gebuchten Termin bekommt Ihr Kunde eine Erinnerungsmail (SMS ist in Vorbereitung). Wann und mit welchem Inhalt die E-Mail verschickt wird entscheiden Sie. Erinnern Sie Ihren Kunden zum Beispiel an notwendige Unterlagen, eine besondere Vorbereitung usw.

Sollte ein Termin verschoben oder storniert werden, bekommen Sie sofort eine Nachricht vom System. Eine Verschiebung oder Stornierung ist zwar ärgerlich aber immer noch besser als auf einen Kunden zu warten der nicht kommt.
In den Nutzungsbedingungen können Sie individuelle Regelungen für solche Fälle festlegen.

4. auch unterwegs auf dem neuesten Stand sein

Durch Bookings und der „Verknüpfung“ mit ihrem Kalender sind Sie auf auch unterwegs immer über Ihre aktuellen Termine informiert.

Fallbeispiel Fotostudio Keepsmile, Castrop-Rauxel

Das Fotostudio Keepsmile nutzt schon seit längerer Zeit Microsoft Bookings.
Kunden können Termine für verschiedene Fotodienstleistungen, zum Beispiel Bewerbungsbilder, Passbilder oder Fotoshootings online buchen.

Von diesem Service wird auch intensiv Gebrauch gemacht. Sehr häufig erfolgen Buchungen für Familienfotos am Wochenende, wenn die Familie zusammensitzt.
„Beste-Freundinnen Fotoshootings“ werden meistens abends gebucht.
Termine für Bewerbungs- und Passbilder werden zu jeder Tageszeit gebucht.

Der Vorteil auch hier, die Kunden können selbständig buchen und entscheiden wann sie buchen wollen. Eine Bestätigungs-Mail wird sofort verschickt. Die Erinnerung mit detaillierten Informationen zum jeweiligen gebuchten Service (zum Beispiel, Parkmöglichkeiten oder Kleidung) erhält der Kunde genau einen Tag vor dem Termin.

Zusammenfassung

Bieten Sie Ihren Kunden mehr Komfort / Möglichkeiten bei der Terminbuchung mit Microsoft Bookings.

Vorteile von Bookings

  • Öffnungszeiten unabhängige Onlinelösung (kein Anruf/Telefonat notwendig)
  • automatische Bestätigungs- und Erinnerungsmail
  • Übernahme der gebuchten Termine in Ihren Kalender
  • Terminverschiebung und Stornierung durch den Kunden auch online möglich
  • Termine können auch während eines Telefonats oder danach in Bookings eingetragen werden

Wir beraten Sie gerne und unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung. Lesen Sie hierzu auch unsere Infos über Microsoft Office 365  (hier klicken)

Keepsmile Design, Castrop-Rauxel, ist Microsoft Partner

Keepsmile Design, Castrop-Rauxel, ist Microsoft Partner. Bookings ist Bestandteil von Microsoft Office 365 Business Premium und höher.