Erhöhen Sie die Kundenzufriedenheit, sparen Sie Zeit und geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit 24/7 Termine zu buchen.
Bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit Termine online zu buchen.
Lesen Sie hier wie Sie Microsoft Bookings einrichten und welche Erfahrungen wir mit dem Tool gemacht haben.
Lesezeit ca. 10 Minuten
Microsoft Bookings - Termine online buchen lassen - Beratung durch Keepsmile Design

4 Vorteile einer Online-Terminbuchung mit Microsoft Bookings

Microsoft Bookings - Termine online buchen lassen - Beratung durch Keepsmile Design

Sicherlich kennen Sie das auch: Sie möchten gerne eine wichtige und dringende Arbeit erledigen und dauernd klingelt das Telefon. Es ist schön und wichtig, dass Kunden anrufen um einen Termin zu vereinbaren; aber es gibt Zeiten, da wäre es sehr angenehm, wenn wichtige Aufgaben zu Ende gebracht werden könnten.

Wäre es nicht wünschenswert, wenn der Kunde seinen Termin direkt online in Ihrem Kalender buchen könnte?

Eine ineffiziente Terminorganisation kann den Kunden verärgern. Die Chance, dass ein potenzieller Kunde nicht auf Ihren Anrufbeantworter spricht, sondern vielmehr einen Wettbewerber von Ihnen anruft, ist sehr groß.

In unserem Fotostudio Keepsmile und bei
Keepsmile Design nutzen wir
auch Microsoft Bookings. 

Hierdurch können Kunden Termine auch am Wochenende, nach Geschäftsschluss oder wenn ich im Urlaub bin buchen. Gerade „Best Friends“ und Familienfotos werden Samstagabend oder Sonntagnachmittag gebucht. Passbilder und Bewerbungsbilder tagsüber.

Diese Aufträge hatten wir vielleicht ohne das Tool nicht erhalten. Zum Online Buchungstool vom Fotostudio Keepsmile.

Jeder verlorene potenzielle Kunde
bedeutet weniger Umsatz und gleichzeitig
eine Stärkung Ihres Wettbewerbs.

Terminplanung mit Microsoft Bookings

Microsoft Bookings (Bestandteil von Microsoft 365 Business Standard und höher) macht die Terminplanung für Sie und Ihre Kunden zu einem Kinderspiel. Der Microsoft 365 Business Standard Plan enthält Word, Excel, 1 TB Cloudspeicher, Exchange usw. und kostet derzeit mtl. 10,50€ + Mwst. Microsoft 365 Business Premium bietet zusätzlich noch erweiterte Sicherheitsfunktionen auf Enterprise-Niveau und kostet monatlich 16,90€ + Mwst. Einen Vergleich der verschiedenen Microsoft 365 Pläne lesen Sie hier.

Der Kunde geht auf Ihre Internetseite, wählt den gewünschten Service und ggf. Ansprechpartner, sieht die freien Termin-Slots für die ausgewählten Einstellungen (Service und Ansprechpartner), gleicht ihn mit seiner Terminvorstellung ab und bucht den entsprechenden Termin.

Der Kunde kann nicht die Details der anderen Termine sehen. Es werden bereits vergebene Termine nur nicht angezeigt.  

Es werden nur die Termine angezeigt bei einer Online-Terminbuchung
Es werden nur die freien Termine für den gewählten Service angezeigt - buchbare Zeit 8 - 18 Uhr ("Öffnungszeit")

Nach der Buchung bekommt Ihr Kunde eine Buchungsbestätigung und je nachdem, wie Sie die Einstellung vornehmen, zum Beispiel einen Tag vor dem vereinbarten Termin, eine Terminerinnerung per Email. In diese Email können Sie weitere Einzelheiten zudem vereinbarten Service eintragen, damit der Kunde optimal auf den Termin vorbereitet ist (z.B. Parkplatz, Dinge die der Kunde mitbringen muss usw.).

Bei mehreren Mitarbeitern können Sie im Programm die arbeitsfreien Zeiten je Mitarbeiter eintragen. Hierdurch wird der Mitarbeiter Ihren Kunden nicht angezeigt, wenn der gewählte Termin in die arbeitsfreie Zeit fällt. Der Kunde kann einen anderen Mitarbeiter oder Termin wählen.

Wie ist der Ablauf?

Der gesamte Ablauf erfolgt automatisch, Sie und ggf. Ihr Mitarbeiter bekommt alle Informationen per Email und der Termin wird in Ihren Kalender eingetragen.

Eine wichtige Voraussetzung hierfür ist,
dass Sie Ihren Kalender „pflegen“.

Mir ist es am Anfang passiert, dass ich nicht alle privaten Termine in den Kalender eingetragen habe und Kunden online dann den „freien“ Termin genutzt haben.
Bei Terminen außer Haus habe ich anfänglich vergessen die Fahrzeit einzuplanen. Hierdurch war es Kunden möglich, die einen Termin online gebucht haben, bis zum Beginn des Termins eine Buchung vorzunehmen. 

Konsequenz war, ich bin nicht zu allen privaten Terminen gekommen oder musste den Kunden anschreiben und um eine Terminverschiebung bitten.

Der Vorteil ist, ich habe gelernt meinen Kalender konsequenter und genauer zu pflegen. Auch interne Termine für Besprechungen oder Verwaltungsarbeiten trage ich in meinen Kalender ein. Hierdurch steht der „Slot“ für eine Online-Buchung nicht mehr zur Verfügung.

Legen Sie die Details für jede einzelne Dienstleistung fest

Eingabemaske Dienste - Online-Terminbuchung mit Microsoft Bookings eingerichtet durch Keepsmile Design, Castrop-Rauxel (Ruhrgebiet)

Sie haben die Möglichkeit für jeden Dienst andere Details einzutragen. Hier können Sie auch entscheiden, ob es ein Online- oder Präsenz-Termin wird. Bei einem Online-Termin bekommt der Kunde direkt mit der Terminbestätigung einen Microsoft Teams-Link mitgeschickt. Außerdem kann er den Termin in seinen Kalender speichern / eintragen. Hierzu ist euch ein Link beigefügt.

Anders als bei Präsenz-Termin (bei Ihnen oder dem Kunden) ist es wichtig, dass die gebuchten Mitarbeiter eine Teams-Lizenz haben!

Anzeige nur ein DienstOnline-Terminbuchung mit Microsoft Bookings eingerichtet durch Keepsmile Design, Castrop-Rauxel (Ruhrgebiet)

Sie haben auch die Möglichkeit einen Link von einem einzelnen Dienst zusätzlich oder ausschließlich auf  abzufragen. Diesen können Sie zum Beispiel für Ihre Social Media Aktivitäten nutzen. Der Leser sieht dann nur den eine Buchungsmöglichkeit. 

Benutzerdefinierte Felder

Nutzen Sie Felder, die Sie für bestimmte oder alle „Dienste“ festlegen. Hierdurch erhalten Sie bereits bei der Buchung mehr Informationen über den anstehenden Termin. Diese Angaben können Sie für eine bessere Vorbereitung  nutzen. 
Sie können zwischen einer „Textfrage“ und „Dropdownfrage“ wählen. 

Microsoft Bookings - benutzerdefinierte Felder - Beratung bei Keepsmile Design, Castrop-Rauxel
Benutzerdefinierte Fragen in Microsoft Bookings

Kostenpflichtige Leistungen

Legen Sie bei der Eingabe Ihrer Leistungen fest, was Ihre Leistung evtl. kostet.
Hierzu haben Sie wieder eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten. 

Leider kann nicht direkt über einen Zahlungsdienstleister eine Anzahlung oder der volle Betrag belastet werden.

Microsoft Bookings - kostenpflichtige Leistungen - Beratung bei Keepsmile Design, Castrop-Rauxel
kostenpflichte Leistungen in Microsoft Bookings

Bei der Planung Ihrer angeboten Termine, sollten Sie sich auch Gedanken über die Bestätigungs-E-Mail und Erinnerungs-E-Mail machen.

Welcher Inhalt ist für den Kunden und Sie wichtig?
Ein Massage-Praxis schreibe vielleicht in die Erinnerungsmail, dass ein Handtuch mitgebracht werden soll. In unserem Fotostudio machen wir bei erotischen Fotoshootings darauf aufmerksam, dass man an Abdrücke von Kleidungsstücken denken soll. Einen Link zu der jeweiligen Internetseite für wir dann auch noch bei.

Machen Sie sich vorher Gedanken. Ergänzungen oder Änderungen sind natürlich immer möglich. 

Wann soll die Erinnerungs-Email verschickt werden?
Wir verschicken immer einen Tag vor dem Termin eine E-Mail. Bei Online-Termine noch einmal eine E-Mail eine Stunde vor dem Temin. 
Was sind Erinnerungs-E-Mails bei Ihnen sinnvoll?

Während der Terminbuchung

Sie bekommen den jeweiligen Dienst und das Datum ausgewählt haben, bekommen Sie die freien Termin, die für die geplanten Dauer geeignet sind, angezeigt. Neben dem gebuchten Dienst sehen Sie einen Hinweis, ob es sich um einen Online-Termin handelt (Weltkugel) und ein Hinweis für weitere Informationen (i im Kreis).

Dienst- und Terminauswahl - Online-Terminbuchung mit Microsoft Bookings eingerichtet durch Keepsmile Design, Castrop-Rauxel (Ruhrgebiet)
Bitte entschuldigen Sie die schlechte Qualität - es ist ein Bildschirmfoto
Details zum Dienst - Online-Terminbuchung mit Microsoft Bookings eingerichtet durch Keepsmile Design, Castrop-Rauxel (Ruhrgebiet)

Nach der Terminbuchung

Nach der Buchung erhält Ihr Kunde eine Bestätigung auf dem Bildschirm und per E-Mail.

Bildschirmanzeige gebuchter Termin - Online-Terminbuchung mit Microsoft Bookings eingerichtet durch Keepsmile Design, Castrop-Rauxel (Ruhrgebiet)

Direkt nach der Buchung kann der Kunden den Termin noch verändern oder zu einem späteren Zeitpunkt mit dem Link in der Bestätigungs-E-Mail (s. Hinweis: „Haben Sie ein Konflikt? Termin ändern“).

Wenn der Kunden den Termin verschiebt oder storniert, bekommen Sie, Ihr Mitarbeiter und der Kunden eine E-Mail zu dieser Änderung.

Bestätigungs-E-Mail - Online-Terminbuchung mit Microsoft Bookings eingerichtet durch Keepsmile Design, Castrop-Rauxel (Ruhrgebiet)

Für wen ist Microsoft Bookings geeignet?

Eigentlich für alle Unternehmen und Betriebe die Kundentermine für Dienstleistungen vereinbaren. 

Die Termin können bei Ihnen in den Räumen, beim Kunden oder Online stattfinden. Sie legen diese Möglichkeit als jeweiligen Dienst an. Bei Online-Termine benötigen Sie weniger Zeitpuffer als bei einem Termin bei dem Kunden.

Wenn Sie einen Frisör-Betrieb haben, können Sie Ihr Angebot auch online buchen lassen. Sie wissen wie lange Sie für den jeweiligen Service benötigen. Der Kunde bucht den Serivce und seinen „Lieblings-Mitarbeiter“ von Ihnen.

 

Microsoft Bookings - Termine online buchen lassen - Beratung durch Keepsmile Design

Das gleiche ist bei Beratungsleistungen möglich. Keepsmile Design nutzt das Tool auch. 
Überlegen Sie einfach, welche Dienstleistungen regelmäßig gebucht werden.
Ist hierfür eine telefonische Terminvereinbarung wirklich notwendig?

4 Vorteile einer online Terminbuchung

1. Zufriedenheit

Nicht alle Kunden telefonieren gerne oder wollen nicht auf den Anrufbeantworter sprechen. Viele Kunden nutzen lieber einen Online-Buchungstool als zu telefonieren.
Zumal sie selbst entscheiden können, zu welcher Tageszeit sie die Terminbuchung durchführen – zum Beispiel nachts oder wenn sie mit der Familie oder Freunden zusammensitzen.

2. Bequem und zeitsparend

Durch Microsoft Bookings können Sie sich mehr um Ihre eigentlichen Aufgaben kümmern, da Sie weniger Zeit für Terminabstimmungen brauchen.
Bookings ist einfach anzupassen. Das Buchungstool kann problemlos in ihrer Website als iframe oder Link eingefügt werden. Eine Einbindung in Facebook ist einfach und schnell erledigt.

3. Erinnerung per E-Mail

Kurz vor dem gebuchten Termin bekommt Ihr Kunde eine Erinnerungsmail (SMS ist in Vorbereitung). Wann und mit welchem Inhalt die E-Mail verschickt wird entscheiden Sie. Erinnern Sie Ihren Kunden zum Beispiel an notwendige Unterlagen, eine besondere Vorbereitung usw.

Sollte ein Termin verschoben oder storniert werden, bekommen Sie sofort eine Nachricht (E-Mail). Eine Verschiebung oder Stornierung ist zwar ärgerlich aber immer noch besser als auf einen Kunden zu warten, der nicht kommt.
In den Nutzungsbedingungen können Sie individuelle Regelungen für solche Fälle festlegen.

4. auch unterwegs auf dem neuesten Stand sein

Durch Bookings und der „Verknüpfung“ mit ihrem Kalender sind Sie auf auch unterwegs immer über Ihre aktuellen Termine informiert. Microsoft bietet auch eine Mobil-App für Bookings an oder Sie nutzen die Mobile-App für Outlook.

Fallbeispiel Fotostudio Keepsmile, Castrop-Rauxel

Das Fotostudio Keepsmile nutzt schon seit längerer Zeit Microsoft Bookings.
Kunden können Termine für verschiedene Fotodienstleistungen, zum Beispiel Bewerbungsbilder, Passbilder oder Fotoshootings online buchen.

Von diesem Service wird auch intensiv Gebrauch gemacht. Sehr häufig erfolgen Buchungen für Familienfotos am Wochenende, wenn die Familie zusammensitzt.
„Beste-Freundinnen Fotoshootings“ werden meistens abends gebucht.
Termine für Bewerbungs- und Passbilder werden zu jeder Tageszeit gebucht.

Der Vorteil auch hier, die Kunden können selbständig buchen und entscheiden wann sie buchen wollen. Eine Bestätigungs-Mail wird sofort verschickt. Die Erinnerung mit detaillierten Informationen zum jeweiligen gebuchten Service (zum Beispiel, Parkmöglichkeiten oder Kleidung) erhält der Kunde genau einen Tag vor dem Termin.

Zusammenfassung

Bieten Sie Ihren Kunden mehr Komfort / Möglichkeiten bei der Terminbuchung mit Microsoft Bookings.

Nachteile von Bookings

  • Sie benötigen min. Microsoft 365 Business Standard (mtl. 10,50€ + Mwst.)
  • Sie müssen Ihren (privaten) Kalender gut „pflegen“ (hatte ich am Anfang Probleme mit 😉)
  • Es entsteht zeitlicher Aufwand für die Einrichtung und Aktualisierung (finanzieller, wenn z.B. wir es für Sie machen – je nach Vorbereitung und Umfang 1 – 2 Stunden á 72,-€ + Mwst.)
  • Einige Texte können nicht geändert werden bzw. die Bestätigungsmail / Erinnerungsmail kann nicht personalisiert werden

Vorteile von Bookings

  • Öffnungszeiten unabhängige Onlinelösung (kein Anruf/Telefonat notwendig)
  • automatische Bestätigungs- und Erinnerungsmail
  • Sie können bei der Terminbuchung schon einige Info für die Terminvorbereitung abfragen 
  • Übernahme der gebuchten Termine in Ihren Kalender
  • Terminverschiebung und Stornierung durch den Kunden auch online möglich
  • Termine können auch während eines Telefonats oder danach in Bookings eingetragen werden
  • eingebundene Mitarbeiter benötigen keine Microsoft 365-Lizenz (nur eine E-Mail-Adresse)

Keepsmile Design, Castrop-Rauxel, ist Microsoft Partner für Software und Surface-Computer. Bookings ist Bestandteil von Microsoft 365 Business Standard und höher. 

Keepsmile Design nutzt auch Microsoft Bookings für die Online-Terminbuchung. Probieren Sie es aus und buchen Sie einen Beratungstermin zu Bookings 😉

Fragen?

Dann rufen Sie uns an Tel. 02305 970 88 33 oder buchen Sie einen Vorführtermin (hier klicken). Ist natürlich auch Bookings 😉.

Wir beraten Sie gerne und unterstützen Sie bei der Planung und Umsetzung. Lesen Sie hierzu auch unsere Infos über Microsoft 365 (hier klicken)

Sie wollen die Software nicht selbst einrichten?

Kein Problem, wir richten Microsoft 365 und Bookings (oder nur Bookings) in Ihrem Unternehmen gerne ein und übernehmen anschließend die Administrator-Aufgaben.
Sie erhalten dann von uns ein unverbindliches Angebot über die Einrichtung und die spätere Administration.
Die Einrichtung bieten wir immer zu einem Festpreisen an – nachdem Sie uns gesagt haben was Sie möchten.

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