Wir nutzen Microsoft Teams für unser Zusammenarbeit

Microsoft Teams ist ein wesentlicher Bestandteil unserer mobilen Zusammenarbeit. Egal, ob auf Teneriffa, Castrop-Rauxel oder im Homeoffice

Viele die mich kennen wissen, dass ich gerne verreise – privat und geschäftlich. Leider klappt das derzeit nicht mehr (Stichwort Corona).
Automatisch kommt bei vielen die Frage auf, wie ich meine Reisetätigkeiten mit meinen Aufgaben im Fotostudio und bei den beiden Digitalagenturen unter einem Hut bekomme.

Eins vorweg geschickt, auch wenn ich Urlaub habe arbeite ich gerne an Texten für Websites (Optimierung), schreibe Texte für Artikel, Social Media usw. Ich bin regelmäßig auf Teneriffa (siehe Bild oben), um zu arbeiten bzw. Kunden zu besuchen. Vielleicht erst einmal ein paar Infos zu meiner Person für die, die nicht wissen was ich mache bzw. wer ich bin.

Zu meiner Person – wer ist Uwe Wortmann

Mein Name ist Uwe Wortmann und ich bin Inhaber vom Fotostudio Keepsmile (eröffnet 2004), Keepsmile Design (eröffnet 2009) und Online on Tenerife (2018 – derzeit ohne eigene Räume auf Teneriffa).
Ich habe eine Ausbildung zum Industriekaufmann gemacht, später Betriebswirtschaft studiert und war als Investmentbanker lange Jahre “unterwegs” um kleinere Unternehmen an die Börse zu bringen.
Unser Team bei den drei oben genannten Unternehmen besteht aus drei Personen – Asena, Karin und mir. Also ein kleines und überschaubares Team. Karin ist meistens im Büro, Asena im Homeoffice und bei mir wechseln sich die Orte immer ab – Büro / Fotostudio, Homeoffice oder irgendwo unterwegs.

Um unser Geschäft auf Teneriffa weiter auszubauen, bin ich regelmäßig auf Teneriffa. Aus diesem Grund ist ein sicherer und zuverlässiger Zugriff auf unsere Unternehmensdaten / Projektdaten wichtig. Gleichzeitig müssen die Daten vor dem Zugriff Dritter zuverlässig geschützt sein.

Nachfolgend habe ich aufgeschrieben wie wir – unser kleines Dreier-Team – organisiert sind.

Wir nutzen Microsoft 365

Wir nutzen von Microsoft Microsoft365 (M365) mit allen online und offline Möglichkeiten. Wichtig sind beide Varianten. Im Flugzeug oder auch oft in der Bahn ist keine Internetverbindung vorhanden. Vor einer Flugreise weiß ich was ich im Flugzeug erledigen möchte.
Sämtliche Projektdaten sind in der Cloud (OneDrive 1TB-Speichervolumen) gespeichert. Um die Dateien auf dem PC ohne Online-Verbindung nutzen zu können, müssen ich sie aus der Cloud auf den Rechner gespeichert werden. Nach der Reise kann ich den Speicherplatz wieder freigeben. Im Windows Explorer sind die Dateien je nach Speicherzustand markiert:

Microsoft Onedrive Cloud-Symbole

Wolke = in der Cloud gespeichert

grüner Punkt mit Haken = dauerhaft auf dem PC gespeichert

Kreis mit grünem Haken = vorübergehend auf dem Rechner, werden später automatisch ausgelagert

Egal wie der jeweilige Speicherzustand (Symbol) ist, die Dateien sind immer in der Cloud gespeichert. Später, wenn wieder eine Internetverbindung vorhanden ist, werden die veränderten Daten aktualisiert.

Jede Lizenz von M365 kann auf 5 PC/Mac, 5 Tablets und 5 Mobiltelefonen genutzt werden. Wichtig: Es gibt nur einen Nutzername z.B. uw@keepsmile-design.com. Sie können und dürfen eine Lizenz nicht für Ihr gesamtes Unternehmen nutzen (also für die einzelnen Mitarbeiter – jeder benötigt eine eigene Lizenz).

Im Büro und unterwegs nutze ich einen Microsoft Surface-Computer (leider ohne LTE). Aus diesem Grund nutze ich meinen Mac zuhause nur noch selten. Ein Tablet habe ich nicht mehr. Der Surface hat eine Tablet-Funktion. Das bisherige iPad ist jetzt unser Kassenterminal im Fotostudio.

Als Mobiltelefon nutze ich ein Modell von Samsung mit 2 SIM-Karten (D + E). Beide Karten haben ausreichend Datenvolumen, um auch unterwegs einen Hotspot für den Surface aufzubauen. Öffentliche Netze nutze ich selten. Ich scheue das Risiko, das evtl. vom jeweiligen Netz ausgeht. Wobei unsere Geräte (PC und Mobiltelefone) durch die Sicherheits- und Gerätefunktionen von M365 schon gut geschützt sind.

In M365 ist Windows 10 Pro, EMS (erweiterte Sicherheits- und  Gerätefunktionen) und Office365 enthalten.
Word, Excel und Outlook kennen die meisten PC-/Mac-Nutzer bereits. Vielen ist das Programm Teams nicht bekannt. Genau dies, OneDrive/SharePoint und OneNote nutzen wir für die interne Kommunikation / Zusammenarbeit.

Wir nutzen Microsoft Teams

Microsoft Teams ist, vergleichbar mit einem internen WhatsApp, nur mit einem viel größeren Leistungsumfang.
Es kann auf dem PC und dem Mobiltelefon installiert werden. Wir nutzen Teams zum Team- oder Einzel-Chat. Für Telefon- und Videokonferenzen mit einzelnen Personen oder mit dem gesamten Team, Bildschirmfreigaben oder der Austausch von Dateien je Mitglied oder Team. Um den gleichen Wissensstand bei bestimmten Unternehmensinfos zu haben, nutzen wir ein Wiki. Teamkalender (verknüpft mit Outlook) sind ein hilfreicher Zusatz. Voraussetzung ist, dass jeder seinen Outlook-Kalender ordentlich pflegt. 

Teamkalender Microsoft Teams Keepsmile Design Castrop-Rauxel
Wir nutzen in Microsoft Teams auch den Kalender. Er ist mit dem Outlook Kalender verknüpft.

Ich habe das häufig früher häufiger vergessen. Was bei mir besonders ungünstig ist, das mein Kalender auch mit Microsoft Bookings (auch Bestandteil von Microsoft 365 / Office 365) verknüpft ist. Hierüber können Kunden vom Fotostudio Keepsmile selbständig ihre Termine planen und eintragen. Mehr Infos über Bookings lesen Sie in meinem Blog-Post hierzu.

Alles Wissen und Kundeninformationen sind für jeden im Unternehmen zugänglich – sofern hierzu eine Berechtigung vorliegt.

Business Voice / Telefonsystem

Für die Telefonate mit Kunden nutzen wir das in Teams als Add-on zubuchbare Telefonsystem. Hierdurch kann ich mit meiner Castrop-Rauxeler Telefonnummer (02305 970 88 33) von Teneriffa und aus dem Homeoffice telefonieren. Die Telefonate können mit dem Laptop, Headset, Mobiltelefon oder speziellen Tischtelefonen geführt werden.

Leider funktioniert Microsoft Teams nur mit einer Internetverbindung.

IP-Telefon von Yealink T58A für Microsoft Teams bei Keepsmile Design
IP-Telefon von Yealink T58A für Microsoft Teams bei Keepsmile Design

 

Die Projektdaten werden in OneNote (umfangreiche Notizbuchfunktion) gespeichert und vom verantwortlichen Teammitglied ggf. für andere freigegeben.

Wie schon geschrieben besteht unser Team „nur“ aus drei Personen. Ein Teammitglied arbeitet die meiste Zeit von zu Hause aus und kümmert sich um die Erstellung und Pflege von Internetseiten. Schon aus diesem Grund ist ein reibungsloser Informationsaustausch und Dateizugriff für uns wichtig.

Notizen über Kundengespräche, Emails aus Outlook, Leads und Verkaufschancen werden in Microsoft Dynamics365 (D365) gespeichert. D365 ist kein Bestandteil von M365, sondern ein eigenständiges CRM-Programm für die Kundenbetreuung. D365 arbeitet aber mit z.B. Outlook (Email, Kalender, Erinnerungen), NoteOne, Word und Excel zusammen.

Sobald ein Kontaktformular auf unserer Website ausgefüllt wird, werden diese Informationen in D365 als neuer Lead eingetragen. Unser Sales-Team (eigentlich nur ich 😉) bekommt dann eine kurze Info.
Gerade weil wir ein sehr kleines Team sind, müssen viele Arbeitsschritte automatisiert werden. Das gilt für Aktivitäten auf der Website oder auch in den Sozialen Netzwerken.

Sie haben Fragen?

Dann rufen Sie uns an 02305 44 58 371 oder schreiben Sie uns eine Email uw@keepsmile-design.com